Das Vertretungsbüro in Spanien

Ein deutsches Unternehmen, das nach Spanien expandieren möchte, hat grundsätzlich verschiedene Möglichkeiten, seine Geschäftstätigkeit dort aufzunehmen. Die gängigsten Vorgehensweisen sind die Gründung einer Tochtergesellschaft bzw. einer Zweigniederlassung oder etwa Ernennung eines Handelsvertreters. Wer sich den spanischen Markt allerdings schrittweise und ohne allzuviel Bürokratie erschließen möchte, kann zunächst auf ein sogenanntes Vertretungsbüro (oficina de representación) zurückgreifen.

Das Vertretungsbüro ist allgemein als eine dauerhafte Niederlassung des gebietsfremden Unternehmens definiert, mit der dieses bestimmte Hilfstätigkeiten im Expansionsland entfaltet. Unter diesen Hilfstätigkeiten werden allgemein Werbemaßnahmen, Marktforschungsaktivitäten, die Beschaffung von Informationen oder ähnliche untergeordnete und der Verkaufsförderung dienende Betätigungen verstanden. Sie sind also randscharf von der eigentlichen Betriebstätigkeit des Unternehmens zu trennen. Die Faustformel lautet, dass sie die wirtschaftliche Haupttaätigkeit lediglich vorbereiten oder ergänzen.

Für die Gründung des Vertretungsbüros sind folgende Formalitäten zu beachten:

Der erste Schritt erfolgt in  Deutschland durch Anfertigung einer notariellen Urkunde. In dieser wird die Entscheidung des Unternehmens festgehalten, ein Vertretungsbüro in Spanien zu eröffnen. Ferner muss eine natürliche oder juristische Person mit Wohnsitz in Spanien zum sogenannten Fiskalvertreter ernannt werden. Die einzelnen Befugnisse dieser Person sollten in der Ernennungsurkunde unmissverständlich aufgeführt werden. Ebenso muss geregelt werden, wie das Vertretungsbüro finanziert wird. Das notarielle Ernennungsdokument muss sodann ordnungsgemäß apostilliert und in beglaubigter Form ins Spanische übersetzt werden.

In Spanien muss dann der Fiskalvertreter seine Ernennung dem Finanzamt mitteilen. Seiner Erklärung sind Existenz- und Wirksamkeitsnachweise des deutschen Unternehmens beizufügen, in dessen Vertretung das Repräsentanzbüro tätig wird. Außerdem muss der Fiskalvertreter seine Identität nachweisen. Nach Prüfung dieser Unterlagen stellt das Finanzamt dem Repräsentanzbüro sodann eine Steueridentifikationsnummer (NIF) aus.

Die rechtliche Situation des Vertretungsbüros in Spanien entspricht seiner Funktion als „verlängerter Arm“ des deutschen Unternehmens, mit dem die erwähnten Hilfs- und Vorbereitungsfunktionen wahrgenommen werden.  

Das bedeutet, dass die Repräsentanz keine eigene, von der Muttergesellschaft unabhängige Rechtspersönlichkeit und auch keine eigenen Verwaltungsorgane hat. Vielmehr werden die ihr zuzurechnenden Handlungen durch den Fiskalvertreter vorgenommen. Das Vertretungsbüro wird deshalb auch nicht in das spanische Handelsregister eingetragen. Für Schulden des Vertretungsbüros haftet die gebietsfremde deutsche Gesellschaft in vollem Umfang.

Wichtig ist der Grundsatz, dass das Vertretungsbüro nicht selbstständig Handelsgeschäfte tätigen kann. Sein Funktionsradius ist auf die beschriebenen Hilftätigkeiten beschränkt, die definitionsgemäß nicht rechtsgeschäftlicher Art sind. Deswegen muss beachtet werden, dass für die Unterzeichnung und Ausführung von Verträgen sowie für die Rechnungsstellung an Kunden ausschließlich das deutsche Hauptunternehmen zuständig ist. Wird diese Grundregel nicht beachtet, kann das Finanzamt das Vertretungsbüro als Zweigniederlassung in Spanien ansehen und ihm körperschaftssteuerpflichtige Gewinne zuweisen.

Autor: Dr. Roberto Carballo Lázaro, Ausländischer Anwaltverein Deutschland e.V.

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